Formation: nouvel outil "Notes de Frais"

Le déploiement du nouvel outil Notes de frais le 23 septembre 2019 arrive avec l’entrée en vigueur de la directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais (LEX 5.6.1) et de la directive concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL (LEX 5.4.1), comprenant les recommandations, principes et règles à connaître et respecter.
Le but de cette formation est de former au nouvel outil à partir d’un processus entièrement dématérialisé. Cela permettra d’accélérer les approbations, de supprimer le collage des reçus et de consulter, en tout temps, toutes les informations des dossiers de voyage.


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Objectifs

• Comprendre le processus de création d’une demande de déplacement (ancien budget de voyage) et sa transformation en un décompte de frais.
• Comprendre le processus de validation de la demande de déplacement et du décompte de frais.
• Comprendre le processus de demande d’une offre à l’agence de voyage EPFL.
• Comprendre les nouveaux droits et leur procédure d’obtention et/ou délégation.
• Connaître les changements majeurs sur les directives.

• Toutes les secrétaires de l’EPFL qui ont besoin de connaître la marche à suivre pour le remboursement des frais engagés par le personnel EPFL, notamment les frais de voyage.
• Toute personne – étudiants exceptés – désireuse de connaître la marche à suivre pour la préparation d’un voyage professionnel et le remboursent des frais associés.

• Comment préparer une demande de déplacement
• Comment valider une demande de déplacement
• Comment préparer une demande structurée pour l’agence de voyage EPFL
• Comment préparer un décompte de frais
• Comment valider un décompte de frais

• Comment obtenir le droit « organisateur de voyage »
• Comment obtenir le droit « validation de note de frais »

• Comment préparer un décompte de frais avec un smartphone

• LEX 5.6.1 Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais
• LEX 5.4.1 Directive sur l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL

• Guide pratique Notes de frais
• Manuel d’utilisateur
• Didacticiels
• Articles de connaissances