Gestion des achats à l'EPFL (FR) 2022

L’EPFL a un besoin légitime et une obligation légale de contrôler ses achats afin de maîtriser les coûts et d’avoir des budgets conformes à la réalité. C’est pourquoi l’application « officielle » doit être utilisée exclusivement par toutes les unités, les laboratoires et autres administrations de l’école.

Cette application permet le suivi des commandes de votre unité, le suivi des engagements intégrés à la comptabilité (gestion des fonds, etc.), la consultation de l’historique de ces commandes en passant par la liste des fournisseurs agréés.

Par ailleurs, outre le suivi des engagements, lors de cette formation vous serez sensibilisés à l’environnement comptable dans lequel s’inscrit ce besoin afin d’avoir une vue d’ensemble.

En effet, qu'il s'agisse de l’acquisition de petit matériel ou de l’acquisition d’équipements en lien avec l’inventaire, il est important qu’une commande claire et précise puisse être établie.

Pour vous permettre d’appréhender toute la chaîne de suivi des commandes, des indications concernant le choix des catégories et les bonnes pratiques en matière d’acompte vous seront transmises.

Par exemple, lors de l’achat d’équipements dit d’investissement (immobilisations) :
De l’établissement de la commande à la mise à l’inventaire du bien, via la transmission des factures et, le cas échéant, à la transmission d’informations complémentaires pour leur enregistrement dans les comptes.

A travers la formation achat, vous serez instruits sur l’utilisation de l’e-procurement (catalogues en ligne) et les approbations électroniques. Vous aurez également l’occasion de vous initier à la saisie des commandes dites « hors catalogue » qui permettent de placer des commandes libres chez le fournisseur de votre choix.

Ainsi, grâce à ce cours, vous serez tout à fait en mesure de placer des commandes en bonne et due forme puis d’en assurer un suivi exhaustif jusqu’à la finalisation de la prestation ou de la livraison du bien acheté.